องค ประกอบการท างานเป นท ม

Transcription

1 องค ประกอบการท างานเป นท ม ใน ค.ศ.1977 วาร น ย (Warny) ได ให ความหมายของการสร างท มว า เป นขบวนการข นพ นฐานในการ พ ฒนาบ คคลท ท างานร วมก นให เร ยนร ว า จะต องด าเน นการอย างไรจ งจะบรรล เป าหมายของแต ละคน และขณะ เด ยวก นก บรรล เป าหมายของท มเป นอย างด ความหมายของท มงานม มากกว าการท บ คคลมารวมก นเฉยๆ เพราะ ค าว าท มงานม ความหมายรวมไปถ ง ผ น าของกล ม กระบวนการต ดส นใจของกล ม การใช ทร พยากรของกล มให เป นประโยชน รวมท งการประสานงานของบ คคลในท มให ไปส เป าหมายท ต งไว ร วมก น ท มงานท ม ประส ทธ ภาพหมายถ ง ท มงานหร อหม คณะท สมาช กท กคนร วมก นท างานเพ อประโยชน และ เป าหมายร วมก น โดยม ความข ดแย งน อยมาก แต ละคนสน บสน นซ งก นและก น การส อสารแบบเป ดเผย การ สร างท มงานให ม ประส ทธ ภาพสามารถให แนวทางปฏ บ ต ได ด งน 1. ก าหนดบทบาทของสมาช กในท มในล กษณะท ก อให เก ดความเข าใจท ด ต อก นในท ม 2. ให ท กคนเข าใจล กษณะของท ม และบทบาทของท มในการท างาน 3. จ ดระบบการส อสารระหว างสมาช กท กคนในท มเพ อให การประสานก นในการท างานเป นไปอย าง ม ประส ทธ ภาพ 4. จ ดให ม การสน บสน นการท างานระหว างสมาช กร วมก น 5. สร างความเข าใจก บสมาช กถ งขบวนการของกล ม พฤต กรรมในกล ม การเปล ยนแปลงท จะเก ดข น ภายในกล ม 6. จ ดให ม การแก ไขป ญหาร วมก นเป นท ม 7. ใช ความข ดแย งท เก ดข นให เป นประโยชน ในการท างานเป นท ม 8. สร างความร วมม อและลดการแข งข นในสมาช กของท ม 9. เพ มสมรรถภาพในการท างานร วมก บกล มอ นๆ 10. สร างความร ส กว าเป นส วนหน งของท ม และม ความส มพ นธ ซ งก นและก น ท มงานท ม ประส ทธ ภาพต องอาศ ยสมาช กในท ม โดยพฤต กรรมของสมาช กในท มท งส วนป จเจกบ คคล และโดยรวมจะท าให ท มงานม ประส ทธ ภาพหร อไม ซ งสามารถแบ งออกได เป น 3 กล ม 1. พฤต กรรมท ม งในความส าเร จของงานเช น เป นผ ร เร ม ผ หาข อม ล และหาหนทางแก ป ญหา ผ ประสานความค ดเห น เป นต น 2. พฤต กรรมม งท ส งเสร มความส มพ นธ ระหว างสมาช กในท ม เช น เป นผ ไกล เกล ยประน ประนอม ผ กระต นให คนอ นพ ด และออกความค ดเห น เป นต น 3. พฤต กรรมม งท การตอบสนองเฉพาะตน เช น การข ดขวาง การแสวงหาประโยชน เฉพาะตน เป นต น ซ งถ าพฤต กรรมแบบน ม มากในสมาช กก จะท าลายประส ทธ ภาพของท ม 1

2 การท างานเป นท มท ม ประส ทธ ภาพควรม องค ประกอบด งน 1. ว ตถ ประสงค สมาช กในท มจะเป นต องร เป าหมายและว ตถ ประสงค (Goal & Objective) โดยเป าหมาย และว ตถ ประสงค ต องเป นเป าหมายร วมก น รวมไปถ งความร ส กของท กคนในท มว า ตนม ภาระท ต องท างานให เป นไป ตามเป าหมาย และว ตถ ประสงค อย างจร งจ ง ด งน นเป าหมายและว ตถ ประสงค จ งต องช ดเจน และเป นท ยอมร บ ของสมาช กท กคน การก าหนดว ตถ ประสงค ควรอาศ ยหล กประชาธ ปไตย โดยให ท กคนม ส วนร วมในการ ก าหนดว ตถ ประสงค โดยว ตถ ประสงค สามารถเปล ยนแปลงได ตามสภาพแวดล อม ซ งควรว ดออกมาได ในร ป ของผลงาน และม เวลาตามก าหนดท แน นอน 2. ความเข าใจพฤต กรรมสมาช กในท ม บ คคลในท มหร อหม คณะต องท าความเข าใจพฤต กรรมของตนเองและเพ อนร วมงาน และควรมอง ก นในแง ม มท ด ว าท กคนในท มม งความส าเร จของงาน รวมท งม การสร างความส มพ นธ ระหว างสมาช กในท ม 3. การท าหน าท ของสมาช กในท ม สมาช กท กคนในท มต องแสดงบทบาทตามท ก าหนดไว หร อได ร บมอบหมายอย างเหมาะสม และ ต องประสานสอดคล องก บบทบาทหน าท ของสมาช กคนอ นๆในท ม โดยม งส เป าหมายและว ตถ ประสงค ร วมก น 4. ระเบ ยบและกฎเกณฑ การท างานในร ปแบบของท ม หร อหม คณะต องม ระเบ ยบ กฎเกณฑ ข อบ งค บ และมาตราฐานต างๆ เพ อเป นเคร องช วยในการควบค มสมาช กในการปฏ บ ต งาน รวมท งความประพฤต ให เป นแบบเด ยวก น ไม ม ข อ ข ดแย งซ งก นและก น 5. ว ธ การท างาน การท างานท จะท าให เก ดความเป นท มต องม ว ธ การท ด เพ อบรรล เป าหมาย และว ตถ ประสงค อย างม ประส ทธ ภาพ ผ น าต องใช ความสามารถในการน าท มงานให เก ดความร วมม อจากสมาช กท ก ๆ คน 6. สมาช กของท ม การท างานเป นท มไม ควรม สมาช กมากเก นไปเพ อความเข าใจ และร จ กก นอย างด ท าให ท าความ สน ทสนม และเป นก นเองได ง าย รวมท งการเก ดความเข าใจท ด ต อก น 7. ความร ส กเป นพวกเด ยวก น ท มงานท ด ต องท าให สมาช กในท มม ความร ส กเป นพวกเด ยวก น เคารพก น และเช อใจก น เพ อลด การแข งข น และการเก ดข อข ดแย งท ไม จ าเป นของบ คคลในท ม 8. การส อสาร ท มงานต องม การส อสารท ด ระหว างสมาช กในท ม เพ อให ท กคนได ข าวสารข อม ลครบถ วน ถ กต อง และเหมาะสม รวมท งต องม ข อม ลป อนกล บ (Feedback) ให สมาช กร ถ งการประพฤต การปฏ บ ต ของตนเองอย าง ถ กต องเพ อเพ มศ กยภาพในการท างาน และการปร บต วท ด ข น 2

3 9. การระง บข อข ดแย ง การข ดแย งในท มงานเป นเร องท เก ดข นได ตามปกต การข ดแย งในเช งบวกจะสร างความค ดสร าง สรรให เก ดข นใหม ได แต ขณะเด ยวก นการข ดแย งในเช งลบก ท าให เก ดความแตกแยกในท มได เช นเด ยวก น ด งน น ท มงานต องม ว ธ หย ดความข ดแย งอย างม เหต ผลและม ประส ทธ ภาพ ซ งอาจกระท าได โดยการ ประน ประนอม การพ ดจาก น และการยอมร บด วยเหต ผล หร อการใช มต เส ยงข างมาก ว ธ ท ด ท ส ดในการแก ป ญหาข อข ดแย งต องอาศ ยการป องก นก อนเก ดป ญหา และสร างความร วมม อ ซ ง สามารถกระท าได ด วยการให ข อม ลข าวสารเพ อให เก ดความเข าใจตรงก น การปร กษาหาร อก อนการต ดส นใจ การสน บสน นซ งก นและก น และการพ ดด วยเหต ผลข อเท จจร งเพ อให เก ดการยอมร บในสมาช กท กคน 10. การสร างความร วมม อ ท มงานม ความจ าเป นต องสร างความร วมม อระหว างสมาช กในท มงาน ความร วมม อน นสามารถ แสดงออกได หลายร ปแบบ เช น ท าทาง ส หน า ความเป ดเผยท งการกระท าและการพ ด การให ความช วยเหล อ ต างๆ ในการปฏ บ ต งาน เป นต น 11. บรรยากาศ ท มงานควรม บรรยากาศท ด ในการท างาน นอกจากบรรยากาศในความเป นก นเองแล วก ม งไปท บรรยากาศของส งแวดล อม เช นสถานท ท างาน ความเข าใจ ความเป นม ตรและความจร งใจ เป นต น 12. การทบทวนผลการด าเน นการ การทบทวนและประเม นผลการปฏ บ ต งานควรด าเน นการท งระหว างการท างานและเม องานเสร จ เร ยบร อยแล ว เพ อท าให เก ดความเข าใจว างานได เด นไปตามแผนท ก าหนดไว รวมท งสามารถปร บปร งการต ด ส นใจให เหมาะสมก บเหต การณ ท เก ดข นได และท าให ท กคนเข าใจกระบวนการในการด าเน นงาน เป าหมายและ ว ตถ ประสงค มากข น ซ งท าให สมาช กท กคนเก ดความผ กพ นในงานมากข น การท างานเป นท มจะเก ดประส ทธ ภาพมากข นน นประกอบด วยข นตอนต างๆ ด งน 1. การก าหนดว ตถ ประสงค การก าหนดว ตถ ประสงค ก เพ อให สมาช กในท มงานร บทราบและเข าใจว ตถ ประสงค / เป าหมายท ต องการ รวมท งเป นการประมาณสถานการณ การประสานงานและการท างานไปส ท ศทางเด ยวก น 2. การรวบรวมข อม ลข าวสาร การรวบรวมข อม ลข าวสารหมายถ ง การรวบรวมข อม ลข าวสารท เก ยวก บการปฏ บ ต งานเพ อเป น ความร พ นฐานของผ ท างานในการศ กษา และท าความเข าใจข อม ลข าวสาร และรายละเอ ยดต างๆ ในงานก อนการ ด าเน นการจร ง ๆ 3. การก าหนดงาน การก าหนดงานค อ การระบ ให ร ว าต องท าอะไร ใครท าอะไร โดยม การก าหนดงานอย างช ดเจน และ แบ งให สมาช กท างานตามท ก าหนดไว โดยย ดความร ความสามารถ และความถน ดของสมาช กแต ละคน 3

4 4. การวางแผน การวางแผนจะเก ดข นหล งจากการเล อกพ จารณาหนทางปฏ บ ต ให เป นไปตามเป าหมายและว ตถ ประสงค โดยหาข อด ข อเส ยของแต ละหนทางเล อกมาเปร ยบเท ยบก น แล งจ งเล อกหนทางเล อกท ด ท ส ดน ามาวาง แผนในการปฏ บ ต การวางแผนจะก าหนดว า ใครท าอะไร ท ไหน เม อใดและอย างไร เพ อให สมาช กร และเข าใจ ถ งข นตอนในการท างานว าใครท าอะไรในช วงใด และสามารถร วมประสานสอดคล องให งานไปส เป าหมายได อย างไร 5. การทบทวนผลการด าเน นงาน การท าทวนผลการด าเน นงานเป นหล กการของการท างานเม องานส นส ดลง โดยม การสร ปผลงาน และพ จารณาร วมก นถ งผลการท างานท ผ านมาว าตรงก บว ตถ ประสงค และเป าหมายหร อไม ม ป ญหาในการ ท างานในส วนใด และจะม แนวทางในการปร บปร งให ด ข นได อย างไร หล กการในการท างานเป นท มน น เบ ร กฉาร ท (Bergheart) ใน ค.ศ.1978 ได เสนอร ปแบบในการท างาน เป นท มโดยอาศ ยการก าหนดหน าท และพฤต กรรมของคนท เก ยวข องค อ 1. ห วหน าท ม/ผ น า ผ น าหร อห วหน าม หน าท เป นแกนกลาง และหล กของท ม ม หน าท ก าหนดเป าหมาย และว ตถ ประสงค ให เป นท ยอมร บของสมาช กในท ม ก าหนดงาน จ ดล าด บการท างานเป นข นตอน ก าหนดความร บผ ด ชอบให สมาช กแต ละคน ก าหนดและจ ดหาทร พยากรหร อส งท จ าเป นในการท างานให เพ ยงพอ 2. สมาช กของท ม/ผ ตาม สมาช กของท มม หน าท ในการท าความเข าใจก บเป าหมายว ตถ ประสงค ท ก าหนดไว เข าร วมต ดส น ใจในการท างาน ท างานตามข นตอนและท ก าหนดความร บผ ดชอบให และรายงานผลท เก ดข นก บห วหน าท ม 3. บ คคลภายนอก บ คคลภายนอกหมายถ ง ผ ท เก ยวข องในการท างานนอกจากสมาช กในท มหร อผ สน บสน นการ ท างานของท ม ซ งม หน าท ช วยให ข อม ลข าวสารและให ทร พยากรสน บสน นการท างาน 4

5 ท มงานท ด ต องม ข นตอนในการท างานอย างเด นช ด ม การจ ดล าด บความส าค ญก อนหล งในการ ท างาน ม การว เคราะห งาน และการแจกแจงงาน รวมท งการตรวจสอบว าการท างานบรรล เป าหมาย/ว ตถ ประสงค หร อไม การตรวจสอบความส มพ นธ ของสมาช ก และ ความพอใจในการท างานเป นท ม ข อเปร ยบเท ยบ ท มงานท ท างานส าเร จ และล มเหลวเป นด งน 5 ท มงานท ประสบความส าเร จ ท มงานท ประสบความล มเหลว 1. ท มม อ ดมการณ และเป าหมายแน นอนซ ง 1. สมาช กในท มท ท ศนคต ท ไม ด ต อก น เก ด สมาช กท กคนยอมร บ การต อต านซ งก นและก น 2. ถ อความถ กต องซ งไม จ าเป นจะต องถ กใจ 2. สมาช กบางคนม ความร ส กเป นคนนอก กล ม ท าให ไม อยากให ความร วมม อ 3. ประน ประนอมก น ม น าใจในความร วมม อ 3. ม ความไม เป นธรรมในเร องผลตอบแทน เพ อการท างานบรรล เป าหมายเด ยวก น ค าจ าง เง นเด อน 4. ยอมร บผ ดเม อกระท าผ ดและม การให อภ ย 4. สมาช กม ความเห นแตกต างก นในการ ซ งก นและก น ท างานให ส าเร จ 5. ไม เอาเปร ยบก น เม อม ป ญหาก น ามาพ ดให 5. ม ความยากล าบากในการสร างความ เข าใจก น ส มพ นธ ท ด ต อก นในหม สมาช กของท ม 6. ถ อว าท กคนในท มม ความส าค ญเท าก น 6. ขาดความแน ใจในเร องหน าท และบท บาท 7. เคารพในส ทธ เสร ภาพส วนต ว 7. ขาดการวางแผนอย างม ประส ทธ ภาพรวม ท งการแก ป ญหา และการว น จฉ ยส งการ 8. ไม ท าเด นคนเด ยวต องให เด นท งท ม 8. ห วหน าท มไม ม ความสามารถในการ บร หาร ท าให เก ดความข ดแย งในสมาช ก 9. ป ญหาท เก ดข นให ถ อว าเป นเร องธรรมดาใน การท างานท ต องช วยก นแก ไขถ าม ข อข ด แย งให ถ อว าเป นการมองป ญหาก นคนละ ด าน ซ งต องหาข อสร ปโดยการใช เหต ผล 10. การปฏ บ ต ตามกฎ ระเบ ยบ ข อก าหนดของ ท มอย างเคร งคร ด

6 6 จากหล กของผ น าจะเห นว า หน าท ส าค ญอ นหน งของผ น า ค อ การพ ฒนาแนวค ดท จะท าให เก ดการ ท างานเป นหม คณะ (Team Concepts) หมายถ ง ความร ส กและแรงจ งใจท จะท าให จ ดม งหมายของหม คณะ ประสบความส าเร จเหน อเป าหมายส วนต ว เหต ผลแรกท ใช ท มหร อหม คณะในร ปตรงข ามก บป จเจกบ คคลเพ อให เห นถ งการแบ งงานและ การม ส วนร วมในการท างานท จะท าให ภารก จส าเร จด วยเวลามากกว าท เคยใช ไป ในหนทางท ม ประส ทธ ภาพ มากกว า เหต ผลท สองท ใช ในร ปของท มค อ การร วมม อก นและปฏ บ ต งานในระด บท ส งข นเพ อให งานประสบ ความส าเร จมากกว าท แต ละป จเจกบ คคลกระท าด ท ส ดเพ ยงคนเด ยว การพ ฒนาด านท ม/หม คณะต องอาศ ยความร วมม อ และการแบ งมอบหน าท ท เหมาะสม ค อ 1. ความร วมม อ (Synergism) การฝ กด านปฏ บ ต งานท ด มากอ นหน งเพ อเร ยนร แนวความค ดด านท ม ค อ ความพยายามท จะส ง เสร มความร วมม อ (Synergism) ความร วมม อจะประสบความส าเร จมากท ส ดเม อแนวความค ดในการส อสาร (Communication) Concept) และการประสานงาน (Co-Ordination Concept) ถ กใช ในแต ละบ คคลภายในท มได แก การถาม การให ค าปร กษา การฟ ง การแก ป ญหาข ดแย งและการว พากษ 2. การแบ งมอบหน าท ( Delegation) ส วนท ม ความส าค ญในการจ ดการพ ฒนาปร บปร งแนวความค ดท ท าให เก ดการเป นท ม ค อ ความ สามารถในการแบ งมอบหน าท ให คนอ นท งในร ปของภารก จ (Task Orientation) การเสร มสร างประสบการณ และความส มพ นธ ท ด (Relationship Orientation) โดยม ห วหน าท มม ความร บผ ดชอบในการแบ งหน าท ซ งใน การแบ งหน าท น นห วหน าท มย งต องร บผ ดชอบต อส งน นเพ อความส าเร จสมบ รณ ของงาน ผ แบ งมอบหน าท จะเป นผ ท ได ประโยชน ท ส ดในความส าเร จของภารก จ ซ งต องพอใจท จะต องยอมร บ ความเส ยงท เข ามาเก ยวข องด วย การแบ งมอบหน าท เร มต งแต การวางแผนต อเน องไปการเปล ยนแปลงท เก ดข น จนภารก จเสร จสมบ รณ ผ แบ งมอบควรพ จารณาด งน ค อ - ม อะไรต องท าบ าง - ท าไมจ งต องท า - จะท าอย างไร - จะท าเม อไร - การท าน นอย ในล าด บข นตอนใด - สามารถท าได โดยอาศ ยแหล งข างสารข อม ลจากไหนบ าง - ท าโดยใคร

7 หล กการต อไปน ท ผ แบ งมอบจะต องน ามาประย กต ค อ 1. การแสดงความสนใจต องานท ได ด าเน นไปโดยไม ด ใกล ช ดเก นไปจนผ ร วมงานเก ดความไม สบาย ใจการ และแสดงความพอใจในการปฏ บ ต งานของผ ร วมงานต อหน าคนอ น เม อผลงานถ กต องเหมาะสม ซ งรวม ถ งค ายกย องชมเชยด วย 2. ประเม นผลผ ปฏ บ ต งานในแนวทางท ไม เข มงวดจนเก นไป 3. การแก ไขข อผ ดพลาดเพ อให งานเสร จสมบ รณ อย างปลอดภ ย และปร บปร งการปฏ บ ต งานของผ ท รองลงมา/ผ ตาม โดยไม จ าเป นต องแสดงออกถ งอ านาจและต าแหน งของตน และไม ควรว จารณ ความล มเหลว ของผ ท รองลงมา/ผ ตาม 4. การอย ด วยการยอมร บความแตกต างระหว างงานซ งตนเองเป นผ กระท า และอะไรท ตนเองประมาณ การว าตนเองควรจะท าอย างไร เพราะเน องจากมน ษย ม ความแตกต างท งปร มาณ ค ณภาพ และว ธ ในการท างาน การยอมร บหล กการน เป นส วนท ม ความจ าเป นและเป นความต องการอ นหน งเพ อให ภารก จเสร จสมบ รณ 7